あちゃ〜
先日の某勉強会の後の懇親会の幹事をやったが、赤字になってしまいました。自分の幹事力のなさを痛感。そんな自分へのメモとして、思うところをまとめることにしました。
状況(その1)
勉強会は21時まで。21時半から懇親会。人数も30名を超えるということで、食事がなかなか出てこないというのは、うれしくないだろうということで、コースでお願いする。
ここで、一つ制約が。
コースということで、事前に人数が確定しなくてはならない。
- 予約人数よりも参加人数が多いと、あふれてしまう人が出る
- 予約人数よりも参加人数が少ないと、赤字になっていまう
どうするか
で、上記のような場合(コース予約の場合)どうすればよいかというと
「ほんの少し多めに予約する」ということをしてきた。
参加申し込みの伸びなどから推測して、ほんの少し多めに予約をしておく。
予約人数よりも、参加人数が多くなった場合は、会場にかけあって、人数が多くなったことを伝える。たいがい、増える分には「きついですが我慢してください」といって入れてもらえる。増えた分は増えた分で支払う。
予約人数よりもで、参加人数が少なくなった場合は、当日会場で当日参加を呼びかける。これまでは、これでなんとかなっていた。
状況(その2)
だが、今回はなんと「ドタキャン続出」だったのです。
7人ほど足りなかったのです。
どうするか
で、お店に掛け合ってなんとか5人ほど予約人数を減らしてもらい、2人を追加募集しました。見事、2人ゲットして事なきを得ました。
状況(その3)
と思ったのですが、会場に着いたら2人足りないのです。「ちょードタキャン」です。連絡もなくいなくなっていました。勉強会の受付はしているので、参加していることは確実なのですが、本人は懇親会に申し込んでいる意識がなかったかもしれません。
どうしたか
今回は、幹事が立て替えて払っておきました。
そして、某勉強会の剰余金から払ってもらうことになりました。スタッフの皆様、感謝です。
どうするべきだったか
勉強会の申し込み時に、事前に申し込んでいる人については会費を集めればよかったと思う。
そうすれば、参加人数を把握できるし、急に都合が悪くなった人も、お金を預けているので、一声かけてから帰ることでしょう。
で？
コースなどを事前に予約する場合は、なるべく早めに会費を徴収しましょう。
という、当たり前の結論に達しました。
